平成１７年４月１日より個人情報保護法が全面施行されたのに伴い、本同窓会（以下「アカシア会」といいます）においても、会員の個人情報を保有し名簿制作・書類発送などに活用しておりますので、会員の個人情報の取り扱いを今一度検討し、相応の対応が必要であると判断いたしました。
今後は、以下に掲載しております「個人情報取り扱いガイドライン」に基づき取り扱って参ります。またアカシア会では会員の個人情報の取り扱いについては、今後も関連する法令・規範等を遵守し適切な対応に努めて参ります。ついては、会員各位におかれましても、アカシア会会員名簿及び名簿記載の個人情報の取り扱いに充分な注意を払っていただくよう、重ねてお願い申し上げます。

個人情報取り扱いガイドライン

１．基本理念

アカシア会は会員からご提供頂いた個人情報を適切かつ慎重に管理します。
また紛失・改ざん・漏えいなどに対して適切な予防措置をとり、万が一の場合は可能な限り速やかな対策を講じます。

２．会員名簿に記載される情報

アカシア会会員名簿に記載される情報は、名前、自宅住所（学生の場合は保護者現住所）、自宅電話番号、勤務先（進学先）、勤務先電話番号、　物故者の死去日です。
これらの情報は、アカシア会会員名簿に記載して会員に配布します。なお、氏名・住所・電話番号・進学先について、個別に名簿への不記載をお選びいただくこともできます。

３．個人情報の利用目的

アカシア会では、保有する会員の個人情報は、次の業務を遂行するために利用し、その目的以外の用途には利用しません。なお、アカシア会では業務の遂行上、利用目的の達成に必要な範囲内において、業務の全部または一部を外部に委託する場合があります。
・アカシア会報の送付
・アカシア会からの事務連絡および各種文書の送付
・アカシア会が主催する行事の運営管理・事務連絡および各種文書の送付
・アカシア会会員名簿の作成および販売・配布
・アカシア会会員名簿への記載・不記載情報を調査するための文書の送付
・その他アカシア会の運営に関する事項

４．第三者への個人情報の開示に関する事項

アカシア会では次のいずれかに当たる場合を除き、その他の第三者に会員の個人情報を提供しません。また会員の皆さまにおかれましても、お手持ちのアカシア会会員名簿及び名簿記載の個人情報等を不用意に第三者へ提供なさらないようご配慮願います。 ・第三者への開示につき、事前に会員の承諾を得た場合 ・法令の定めるところにより、開示を求められた場合 ・人命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、会員の同意を得ることが困難である場合 ・第３項記載業務の委託先と機密保持義務契約を締結した場合 ・広島大学附属高等学校の業務運営に必要である場合（名簿に記載されている情報を通知します。なお、会員が広島大学付属高等学校に通知を希望しない情報は、求めに応じて提供を停止します。）

５．開示に関する事項

アカシア会は、会員の皆さまの個人情報をできうる限り正確かつ最新の内容を保つよう管理いたします。会員から開示要求の申し出があったときは、ご提供頂いた本人確認のための書類とアカシア会会員名簿とを照合し、会員本人に相違ないと判断した上で、アカシア会が保有する個人情報（ただし、名簿に記載されている情報のみ）を開示いたします。
なお、個人情報の開示はデータではなく、書面に限らせて頂きます。

６．個人情報の追加・変更・訂正・利用の停止等に関する事項

各期の学年幹事は、同期会員の最新情報の収集に努めて頂きます。
アカシア会にご提供いただいた個人情報の追加・変更・訂正や名簿への不記載をご希望される場合は、下記お問い合わせ先までご連絡ください。
　 その他のお問い合わせ事項につきましては、内容とご連絡先を明記の上、郵送またはＦＡＸにて下記までご連絡ください。お送り頂いた書類とアカシア会会員名簿とを照合し、会員本人に相違ないと判断した上でその内容を確認し、必要に応じて対応いたします。なお、お申し出いただいてからお返事までに日数を要しますが、ご了承ください。

７．会員の名簿管理

会員におかれましてはアカシア会会員名簿の取り扱いには留意され、名簿情報の流出等が起きないよう、充分な保管をお願いいたします。

８．お問い合わせ先

〒734-0005 広島市南区翠１丁目１－１　広島大学附属高等学校内
広島アカシア会
TEL＆FAX：（082）253-5581（平日10時～15時）
E.mail：akashia@fuhs.hiroshima-u.ac.jp

※直接ご来校いただいてのお問い合わせはお受けいたしかねますので、その旨ご了承ください。
アカシア会会長　槙本　良二